Procedura zwołania zwyczajnego zgromadzenia
Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością tworzą jeden z organów spółki, czyli zgromadzenie wspólników spółki. Prawo uczestniczenia w tym organie wynika z istoty statusu wspólnika jako członka spółki (odmiennie niż członkostwo w np. w zarządzie, które wynika z nominacji). Zgromadzenie wspólników nie jest organem stałym spółki, albowiem każdorazowo wymaga zwołania w formie zwyczajnego lub nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Niniejszy artykuł będzie stanowił omówienie procedurę zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Kto zwołuje zgromadzenie wspólników?
Uprawnienie do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników przysługuje zarządowi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Kompetencja ta nie może być wyłączona ani ograniczona. W doktrynie zachodzi dyskusja czy zwołanie zgromadzenia wspólników jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd. W jednym z orzeczeń, Sąd Najwyższy przyjął stanowisko, iż zwołanie zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jest czynnością przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki i powinno być poprzedzone uchwałą zarządu.
Poza zarządem, zgromadzenie wspólników może zwołać również rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (oczywiście w przypadku gdy organy te zostały ustanowione w spółce). Uprawnienie to ma jednak wyłącznie charakter subsydiarny (gdy zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie ustalonym w Kodeksie spółek handlowych lub w umowie spółki). Odnosząc się do terminów ustawowych, zarząd jest zobowiązany zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Ponadto Kodeks zobowiązuje, aby zaproszenia na zgromadzenie wspólników były wysłane co najmniej 2 tygodnie przed jego terminem. Zatem rada nadzorcza lub komisja rewizyjna nabędzie uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników, gdy zarząd na 2 tygodnie przed upływem 6 miesięcznego terminu od końca danego roku obrotowego nie wyśle zaproszeń.
Zawiadomienie o zgromadzeniu wspólników
Tak jak wskazano powyżej, uprawniony organ do zwołania zgromadzenia (co do zasady zarząd), dokonuje tego, wysyłając zaproszenie za pomocą listów poleconych bądź przesyłek nadanych pocztą kurierską (obie formy są równorzędne). Zamiast tradycyjnych form przesyłek można zawiadomić wspólnika o zwołaniu zgromadzenia za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, niemniej jednak jedynie w sytuacji, gdy wspólników uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Ponadto warto wskazać, że doktryna oraz orzecznictwo sądów powszechnych dopuszczają inne zawiadomienia niż wyżej wskazane, pozwalające z określonym wyprzedzeniem czasowym powzięcie informacji o terminie, miejscu oraz porządku obrad zwołanego zgromadzenia (np. wręczenie wspólnikowi osobiście zawiadomienia).
Zaproszenie powinno być wysłane do wszystkich wspólników na adres wskazanych w księdze udziałów w terminie dwóch tygodni przed terminem zgromadzenia wspólników.
Przepisy Kodeksu spółek handlowych wskazują, iż zaproszenie na zgromadzenie powinno zawierać dzień, godzinę, miejsce (dokładny adres) oraz szczegółowy porządek zgromadzenia wspólników spółki z o. o. Gdy przedmiotem obrad ma być zmiana umowa spółki, należy również wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Podane wyżej warunki formalne są bardzo ważne, albowiem ich niedopełnienie może być skuteczną podstawą żądania stwierdzenia nieważności podjętej uchwały wówczas gdy wywarły wpływ na jej treść.