Przykładowa klauzula zgody na przetwarzanie danych

W jednym z ostatnich artykułów dotyczących problematyki RODO po raz pierwszy poruszyliśmy problematykę zgody na przetwarzanie danych osobowych. O ile forma wyrażenia zgody może być dowolna, to o tyle musi ona jednak charakteryzować się konkretnymi cechami. Niewystąpienie chociażby jednej z nich powoduje nieważność udzielenia takiej zgody. Należy pamiętać także o tym, że dla ustawodawcy unijnego nie bez znaczenia pozostaje także treść udzielonej zgody. Omówieniem tej optymalnej treści zgody zajmiemy się w niniejszym artykule.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia unijnego, każda zgoda musi nie tylko stanowić oświadczenie woli jednostki wyrażające zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych, ale także musi zawierać szereg informacji dla osoby wyrażającej w/w zgodę o:

  • tożsamości administratora danych i o jego danych kontaktowych,
  • danych kontaktowych Inspektora Danych Osobowych (jeżeli administrator danych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD)),
  • celach i podstawie przetwarzania danych przez przedsiębiorcę, a jeżeli przetwarzanie odbywa się na tej podstawie, że jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią koniecznym jest także poinformowanie o tych prawnie uzasadnionych interesach,
  • odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców jeżeli istnieją,
  • informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego,
  • okresie czasu, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,
  • prawie do żądania od administratora danych osobowych dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych,
  • prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
  • prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
  • tym, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych,
  • jeżeli dochodzi do tzw. zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania należy poinformować o tym fakcie oraz podać istotne informacje o zasadach automatycznego podejmowania decyzji, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą.

Te bardzo rozbudowane obowiązki informacyjne w przypadku zgody na przetwarzanie danych osobowych przybierają najczęściej postać tzw. klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Poniżej zamieszczam wzór klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych, który spełnia wszystkie w/w kryteria.

Zgadzam się na przetwarzanie moich danych osobowych przez spółkę XYZ sp. z o. o. z siedzibą w ……….., ul. ……………., w celu ……………. [np. marketingowym]. Podanie danych jest dobrowolne. Podstawą przetwarzania danych jest moja zgoda. Odbiorcami danych mogą być ………….. [np. podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora danych]. Mam prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Dane osobowe będą przetwarzane ………….. [np. do ew. odwołania zgody, a po takim odwołaniu, przez okres przedawnienia roszczeń przysługujących administratorowi danych i w stosunku do niego]. Mam prawo żądania od administratora dostępu do moich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania [o prawie do przenoszenia danych, jeżeli przysługuje], a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. [jeżeli dochodzi do profilowania, wówczas informacje dotyczące profilowania]. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem ……………. [jeżeli został wyznaczony].

Oczywiście zaprezentowaliśmy Państwu tylko jeden z wielu wzorów klauzul zgody. Nie ma bowiem jedynego słusznego wzoru. Oznacza to, iż każdy z przedsiębiorców przetwarzających dane osobowe może stworzyć własny wzór klauzuli zgody dostosowany do jego potrzeb. Jedyne o czym jednak należy pamiętać to to, że obowiązki informacyjne zawsze należy wykonywać w zwięzłej, przejrzystej i zrozumiałej formule oraz jasnym i prostym językiem, tak aby każdy podpisujący zgodę mógł ją zrozumieć bez najmniejszych problemów.